Comment survivre à la fusion de mon Office de Tourisme ?

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Nouvel atelier Apidae proposé en Isère.

Sous ce titre évocateur et décalé, subsiste un vrai questionnement et besoin organisationnel de la part des offices de tourisme lorsqu’ils subissent une fusion…

Des questions simples mais lourdes de conséquences pointent ainsi le bout de leur nez :

  • Comment gérer la saisie d’un territoire aussi vaste ?
  • Comment connaître les prestataires de mon nouveau territoire ?
  • Comment communiquer avec mes collègues sur le qui fait quoi ?
  • Comment harmoniser la saisie à l’échelle de tous les BIT (Bureaux d’Informations Touristiques) ?

 

Comment repositionner ses équipes autour d’Apidae ?

La tentation est forte dans un premier temps de laisser tels quels les modes d’organisation en place.

Chacun continue de gérer l’offre de son ancien périmètre de saisie avec les mêmes méthodes qui semblaient fonctionner avant la fusion. Toutefois, très vite, les offices de tourisme intercommunaux ont besoin d’affirmer leur existence avec des outils de communication prenant en compte ce nouveau territoire élargi. On prépare ainsi la sortie d’un futur site web, on se pose la question d’optimiser un agenda à l’échelle de tout le territoire, d’une nouvelle brochure…

Tous ces outils sont souvent le début d’une prise de conscience qui atteste que l’ancienne organisation est sur le point de défaillir et qu’elle laisse peu de place au partage d’une vision commune. Par manque de temps, manque d’anticipation, au début du moins, on rentre les épaules et on espère que ça passe.

Jusqu’au moment où on se voit rattraper par la nécessité de réinventer un nouveau modèle en impliquant toute l’équipe sans laisser personne de côté. Cette prise de conscience va de pair avec l’affichage de la donnée via des outils alimentés en direct par Apidae : site internet, agenda automatisé…

Et là, ouille ! On comprend tout l’intérêt des règles de saisie Apidae qui, communes à tout le réseau, permettent d’optimiser l’affichage et la diffusion de la donnée et ce, peu importe l’échelle du territoire.

Parce que l’ensemble de ces outils doivent être le reflet de la richesse de ce nouveau territoire, que l’information doit être homogénéisée et ne doit surtout pas laisser transparaître qu’une partie de l’offre serait moins valorisée qu’une autre, que la promesse d’une promotion globale est bien possible.

Les offices de tourisme de Saint-Chef, Crémieu, Morestel et Les Avenières Veyrins-Thuellin ont récemment fusionné (juin 2017) sous la bannière du nouvel Office de tourisme Intercommunal des Balcons du Dauphiné. Passé la période estivale, il était opportun de faire un focus sur les objectifs à venir et de travailler collectivement pour réfléchir à une nouvelle organisation autour d’Apidae.

Consciente des mutations que vit son office de tourisme nouvellement fusionné et l’importance d’accompagner son équipe, Séverine Poete, Directrice de l’Office de tourisme des Balcons du Dauphiné, a souhaité repositionner ses équipes autour d’Apidae :

  • d’une part, en proposant au personnel nouvellement arrivé de participer à une formation de prise en main de la plateforme,
  • d’autre part, en organisant un atelier Apidae.

L’objectif de tout cela, de prime abord, paraît simple : Optimiser les modes de fonctionnement autour d’Apidae pour assurer une qualification de l’offre exhaustive et homogène.

 

Un atelier pour prendre la mesure

L’atelier proposé par l’animatrice Apidae d’Isère Tourisme, Isaline Grand, et co-animé exceptionnellement avec Vérane Garnier en charge de l’accompagnement des utilisateurs du réseau, avait un double objectif : permettre à la direction de partager avec son équipe les enjeux à venir et aider l’ensemble de l’équipe à mieux s’organiser autour d’Apidae.

Pour cette journée du 28/09, l’enjeu était donc de taille ! Severine Poete, a amorcé la réunion en expliquant l’organisation actuelle et les défis à relever d’ici les mois à venir dont celui de renforcer le lien auprès des prestataires en inscrivant durablement l’office de tourisme dans la vie locale.

Dès cette introduction et les objectifs définis, il a été proposé à l’équipe (direction comprise :)) de réfléchir collectivement à une organisation qui permette de répondre aux problématiques suivantes :

  • Comment gérer la saisie d’un territoire aussi vaste ?
  • Comment connaître les prestataires de mon nouveau territoire ?
  • Comment mieux communiquer avec mes collègues et partager l’info quand on est répartis sur plusieurs sites ?
  • Comment harmoniser la saisie à l’échelle de tous les BIT ?

Au cours de l’atelier, chacun s’est impliqué dans la démarche. Un vrai travail d’équipe en est ressorti avec des solutions et des actions à mener dans les mois à venir. En voici quelques exemples :

  • Répartition claire de qui est responsable de quoi dans Apidae
  • Harmonisation des saisies avec la mise en place prochainement de référentiels de saisie répondant aux objectifs de qualification et de communication du territoire
  • Mise en place d’une réunion d’équipe hebdomadaire pour partager les enjeux communs et individuels

L’après-midi a été consacrée à la pratique et notamment avec un zoom sur l’usage du tableau de bord Apidae, un véritable allié pour pour optimiser la saisie sur l’ensemble du territoire des Balcons du Dauphiné. Un point a également pu être fait sur la mise en place des nouveaux outils (brochure automatisée et futur site Internet).

 

De la consolidation des méthodes de travail à la mise en place de nouveaux process

L’équipe aime travailler ensemble et ça se voit ! Il existe une vraie entraide au sein des BIT et l’envie d’optimiser collectivement l’information dans Apidae.

L’équipe semble être motivée autour de la saisie Apidae pour promouvoir au mieux les Balcons du Dauphiné !

 

Merci

aux participants de l’atelier :

  • Séverine – Direction depuis le 1er septembre,
  • Christèle – Bureau de Crémieu qui a remporté le mug isotherme Apidae ! ,
  • Romain – Balcons du Dauphiné,
  • Mathieu – Bureau de Saint-Chef,
  • Isabelle – Bureau de Morestel,
  • Claire – Bureau de Morestel,
  • Sophie – Bureau des Avenières

et à Isaline Grand (animatrice Apidae en Isère), et Vérane Garnier (accompagnement et coaching des utilisateurs Apidae), pour l’organisation de cet atelier et la rédaction de cet article !

 

Sur la photo : Christèle (Bureau de Crémieu) qui a remporté le mug isotherme Apidae