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Journées Européennes du Patrimoine : Apidae teste de nouveaux usages !

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En 2016, la culture est à l’honneur avec la 33e édition des Journées Européennes du Patrimoine (JEP).
A l’occasion de cet évènement, le réseau a expérimenté un test grandeur nature sur de nouveaux usages : la saisie simplifiée auprès d’usagers différents de notre réseau.

Nos « cobayes » pour l’occasion sont les acteurs de la culture.
Pour ce test, nous avons opté pour des outils qui évoluent en termes de design et d’usage pour s’adapter aux besoins. C’est une tendance forte de l’UX-Design.

Le service Culture de la métropole de Lyon et la Direction de la Culture et du Patrimoine de l’Isère ont donc opté cette année pour un partenariat avec Apidae, et invité leurs organisateurs d’évènements JEP à saisir sur l’interface « ApidaeJEP », qui alimente :

  • à la fois leurs propres outils de promotion,
  • mais aussi la plateforme Apidae et ses nombreux diffuseurs (Offices de Tourisme, diffuseurs institutionnels, diffuseurs privés).

=> Voici un retour sur cette expérience menée conjointement avec le réseau,  Lyon Tourisme & Congrès et l’animatrice Apidae de l’Isère.

A l’origine du projet : des rencontres

Bruno Delas (Direction culture – Métropole de Lyon) était à la recherche d’un outil numérique pour permettre aux organisateurs d’évènements JEP de saisir, et à la métropole de Lyon de réaliser son programme print et alimenter son site internet.

La saisie centralisée par l’outil national ne lui permettait pas d’exploiter les thématiques spécifiques de son territoire. Il s’est rapproché d’Apidae.

Nous avons vu dans ce projet l’opportunité de tester de nouveaux usages, et avons organisé une première réunion pour faire l’état des lieux des pratiques passées, des besoins et des souhaits de la métropole de Lyon ainsi que de la coordination avec Lyon Tourisme & Congrès via Béatrice Masson (animatrice Apidae à l’Office de Tourisme, en lien avec les prestataires touristiques utilisant l’extranet).

A cette réunion s’est également joint Isaline Grand, Animatrice Apidae pour l’Isère, qui accompagne le service Culture du Conseil Général de l’Isère, et qui a vu dans ce test une opportunité de faire évoluer un process de recueil d’information et de saisie fastidieux (questionnaires papier).

Une interface de saisie simplifiée : pour qui et quel usage ?

Service Culture des mairies, associations, musées, … plus de 400 organisateurs ont saisi dans l’interface ApidaeJEP à ce jour. Certains étaient utilisateurs extranet d’Apidae, accompagnés par leur Office de Tourisme, mais la plupart ont découvert ce nouvel outil de saisie.

L’enjeu pour ApidaeJEP a été de proposer en saisie les informations contenues dans Apidae, mais également des informations propres aux JEP, non existant aujourd’hui sur la plateforme :

  • descriptifs personnalisés des lieux de visite où se déroule un évènement,
  • époque des sites de visite (critère),
  • saisies multi-horaires dans une même journée …

le tout sur une plage de dates figée (du 16 au 19 septembre, sachant que le cœur de l’évènement se déroule les 17 et 18 septembre).
L’exploitation des saisies à l’usage de la métropole de Lyon s’est faite directement à partir d’ApidaeJEP : exports excel personnalisés pour le programme print ; flux Json pour l’alimentation du site internet.

Ces flux ont été complétés par des évènements issus d’Apidae (visites thématiques saisies chaque année par Lyon Tourisme & Congrès ).

Inversement, les évènements saisis dans APidaeJEP ont été réintégrés et validés dans Apidae pour être disponibles pour le réseau, ce qui a permis notamment à Lyon Tourisme & Congrès de mettre en avant le programme JEP sur son site internet et en format papier.

-> voir ApidaeJEP en images

JEP-programmeCouverture du programme édité par la Métropole de Lyon à partir des données saisies dans ApidaeJEP

 

Les premiers résultats

Nous avons eu :

  • plus de 550 fiches validées par le Grand Lyon dans ApidaeJEP,
  • 280 par le Conseil Général de l’Isère, qui avait par ailleurs proposé l’alternative des questionnaires papier.

« C’est un outil très intuitif ! », a indiqué Claire TRIVIER, chargée de mission Développement Durable et Communication, à la Mairie de Collonges au Mont d’Or (69). Au final, sur ces 2 territoires, 95% des évènements JEP publiés sur Apidae sur le territoire du Grand Lyon ont été saisis via l’interface d’ApidaeJEP, et 28% en Isère.

Si tous les participants au test ont salué l’interface de saisie intuitive, des améliorations restent à apporter dans la fluidité des validations et l’intégration dans Apidae, puisqu’ actuellement les validations devaient se faire sur les 2 plateformes (en fonction des infos existant ou non sur Apidae).

La suite ?

Pour le moment, il faut tirer le bilan détaillé de l’opération et envisager les coûts d’amélioration du dispositif. D’ores et déjà, on peut néanmoins dire que le test est positif côté saisie et pourrait être étendu à d’autres territoires pour l’an prochain sur l’opération JEP, mais également pour d’autres opérations limitées dans le temps (weekend) et à caractère évènementiel ?
Suite à venir dans tous les cas !

Pratique

Contact :
Claudia Peteau – réseau Apidae – claudia.peteau@rhonealpes-tourisme.com

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